Van SharePoint naar Drupal: minder vendor lock-in, meer grip op content en data

SharePoint is voor veel organisaties jarenlang de logische keuze geweest. Het werkt goed binnen het Microsoft-ecosysteem, is sterk in samenwerking en documentbeheer, en sluit aan op hoe veel teams dagelijks werken. Maar de discussie verschuift. De vraag is steeds minder of SharePoint “werkt”, en steeds vaker hoeveel grip een organisatie nog heeft op content, data, kosten, integraties en de mogelijkheid om later weer uit te stappen. Dat speelt niet alleen bij grote rijksorganisaties, maar net zo goed bij gemeenten en andere publieke instellingen. Nederland telt 342 gemeenten, en de VNG schrijft dat gemeenten tegenwoordig vrijwel volledig op Microsoft 365 draaien voor e-mail, documenten en samenwerking. Tegelijk zegt de Nederlandse overheid zelf dat zij te afhankelijk is van een klein aantal externe leveranciers en dat die situatie niet acceptabel is.

De afhankelijkheid van Amerikaanse big tech is geen theoretisch debat meer. In een onderzoek onder 54 lokale overheden gaf 35 procent aan zich te afhankelijk van Microsoft te voelen. Slechts 4 van die 54 organisaties, dus 7 procent, zei géén zorgen te hebben over Amerikaanse wetgeving zoals de CLOUD Act. Dat zijn geen kleine signalen. Dat betekent dat een flink deel van de lokale overheid zichzelf kwetsbaar vindt op een onderwerp dat direct raakt aan continuïteit, privacy, inkoopmacht en bestuurlijke regie.

Daarom moet je dit onderwerp ook niet framen als “anti-Amerika”. Dat is te simpel. De echte kwestie is dat veel organisaties diep zijn verweven geraakt met één ecosysteem. Als je e-mail, documenten, samenwerking, zoekfunctionaliteit en delen van je contenthuishouding allemaal via dezelfde leverancier laat lopen, wordt overstappen technisch, organisatorisch en financieel steeds lastiger. Precies dat bedoelen organisaties wanneer ze spreken over vendor lock-in.

SharePoint heeft duidelijke sterke kanten. Het is goed in documentbeheer, samenwerking en integratie met Microsoft-producten. Daar moet je eerlijk over zijn. Voor organisaties die vooral intern willen samenwerken binnen één bekend ecosysteem, kan het een logische keuze blijven. Maar zodra SharePoint niet alleen een samenwerkingsomgeving is, maar ook de basis moet worden voor complexe contentstructuren, publieke informatievoorziening, zoekbaarheid, governance en maatwerk, beginnen de beperkingen zwaarder te wegen. VDMi zet SharePoint zelf neer als sterk in Microsoft-integratie en documentbeheer, maar ook als complexer, duurder en minder flexibel in design en aanpassing dan open-source alternatieven.

Dat is precies het moment waarop de vraag verandert van “welk pakket gebruiken we?” naar “welk platform past nog bij onze doelen?” Voor organisaties die meer willen dan samenwerken en documenten opslaan, is een gesloten of zwaar ecosysteemgebonden platform vaak niet langer genoeg. Dan gaat het om beheersbaarheid, herbruikbare content, open architectuur, toegangsmodellen, koppelingen en de vrijheid om strategische keuzes te maken zonder volledig vast te zitten aan één leverancier.

De Nederlandse overheid gebruikt daar inmiddels duidelijke taal voor. In de Nederlandse Digitaliseringsstrategie staat dat de overheid te afhankelijk is van een klein aantal externe leveranciers en dat er te makkelijk wordt gekozen voor grote internationale aanbieders, waardoor risicovolle afhankelijkheden ontstaan. Dat is belangrijk, omdat hiermee het onderwerp uit de sfeer van opinie wordt gehaald. Het is geen onderbuikgevoel meer, maar officieel beleid. De kern is niet dat internationale leveranciers per definitie uitgesloten moeten worden, maar dat overheden en organisaties weer bewust moeten kunnen kiezen, en niet gedwongen worden door bestaande afhankelijkheden.

Ook buiten de overheid zie je dezelfde beweging. DNB beschrijft dat de verwevenheid met IT-leveranciers zo groot kan worden dat overstappen technisch steeds ingewikkelder wordt en uiteindelijk leidt tot vendor lock-in. Dat laat zien dat dit geen exclusief gemeenteprobleem is. In gereguleerde sectoren, waar continuïteit en controle zwaarder wegen, wordt afhankelijkheid van een klein aantal dominante leveranciers steeds nadrukkelijker als risico gezien.

Afhankelijkheid is niet alleen een strategisch of juridisch probleem. Het heeft ook gewoon een prijskaartje. Het NCSC zegt dat een goed cloud-exitplan cruciaal is om grip te houden op de dienstverlening. Nog belangrijker: als organisaties dat exitplan niet periodiek actualiseren, kunnen ze verrast worden door bedragen die 10 tot 15 keer hoger uitvallen dan oorspronkelijk gedacht. Dan zie je wat lock-in in de praktijk betekent: je kúnt misschien nog weg, maar de kosten, tijd en risico’s zijn zo hoog geworden dat de keuze feitelijk verdwijnt.

Voor bestuurders en communicatieteams is dat de echte les. Een platformkeuze is geen neutrale IT-beslissing meer. Wie vandaag inzet op één dominante leverancier voor meerdere kernprocessen, bouwt vaak ongemerkt aan een afhankelijkheidspositie die morgen duur, complex en politiek gevoelig kan blijken.

Dat deze zorgen niet hypothetisch zijn, bleek ook binnen Europa. In 2024 oordeelde een Europese privacytoezichthouder dat het gebruik van Microsoft 365 door een grote Europese overheidsinstantie op meerdere punten in strijd was met de geldende privacyregels. Die instantie kreeg de opdracht om vanaf 9 december 2024 bepaalde datastromen naar derde landen op te schorten en de verwerking in overeenstemming te brengen met de regels. In juli 2025 meldde dezelfde toezichthouder dat het gebruik vervolgens in overeenstemming was gebracht. Dat voorbeeld laat twee dingen zien: ten eerste dat dit soort afhankelijkheden echte juridische en bestuurlijke consequenties kunnen hebben, en ten tweede dat het vraagstuk niet zwart-wit is. Het gaat niet om paniek, maar om controle, aanpassing en aantoonbare regie.

Een overstap van SharePoint naar Drupal is niet voor iedereen nodig. Als een organisatie vooral intern samenwerkt, zwaar leunt op Microsoft-integratie en weinig behoefte heeft aan complexe publieke contentstructuren, dan kan SharePoint prima blijven staan. Maar er zijn duidelijke signalen dat het tijd wordt om opnieuw te kijken:

• wanneer SharePoint feitelijk wordt gebruikt als contentplatform in plaats van alleen als samenwerkingsomgeving;
• wanneer zoekbaarheid, SEO en herbruikbare content belangrijk worden;
• wanneer governance, rechten en workflows complexer worden;
• wanneer koppelingen buiten het Microsoft-ecosysteem zwaarder gaan meewegen;
• wanneer openheid, flexibiliteit en uitstapmogelijkheden bestuurlijk belangrijker worden.

Voor dit soort vraagstukken is Drupal interessant omdat het open-source is en daardoor meer transparantie, architectuurvrijheid en aanpasbaarheid biedt. VDMi positioneert Drupal voor overheden en complexe omgevingen juist op die punten: schaalbaarheid, flexibiliteit, veiligheid en beheersbaarheid. Belangrijker nog: VDMi noemt SharePoint expliciet als migratiebron op de Drupal-migratiepagina. Dat maakt dit geen theoretisch verhaal, maar een route die al in de praktijk wordt aangeboden.

Die praktijkervaring is er ook. In de case van een Nederlandse privacytoezichthouder noemt VDMi expliciet “contentmigratie vanuit SharePoint” als onderdeel van het project. Dat is relevant, omdat het laat zien waar de echte waarde zit: niet in een ideologische overstap, maar in het gecontroleerd overzetten van content, structuur, zoekfunctionaliteit en governance naar een open en beter beheersbaar platform.

De discussie over SharePoint gaat dus niet alleen over software. Het gaat over de vraag hoeveel afhankelijkheid acceptabel is voor een organisatie die serieus werk maakt van continuïteit, publieke verantwoording, informatiebeheer en digitale regie. Zolang een platform vooral comfortabel voelt, lijkt die vraag abstract. Maar zodra wetgeving, geopolitieke spanning, prijsverhogingen, beperkte uitstapmogelijkheden en bestuurlijke verantwoordelijkheid samenkomen, wordt het een strategische keuze. En juist dan is een open alternatief als Drupal geen technisch speeltje, maar een serieuze bestuurs- en architectuuroptie.